クラウドIVR(音声自動応答)サービス



FAX誤送信防止

FAX誤送信防止

個人情報保護のためにFAXの誤送信を防止 コスト軽減にも効果あり

業種:美容食品会社

導入メリット
個人情報保護/コスト軽減/誰でも簡単に利用可能/従来のFAX機のまま使える
クラウド IVR (音声自動応答)サービス FAX誤送信防止イメージ

Vポータルダイレクト導入の背景

この美容食品会社では、代理店による販売を行っている。代理店からの注文には、本部から個人顧客に直接発送できるように顧客情報の記載がある。これまでハガキによる注文受付を採用していたが、到着遅延の処理や郵券代などのコスト面で限界を迎えていた。注文方法としてFAXの利用が検討されたものの、ダイヤルを押して送信するだけの通常のFAXでは誤送信を招く可能性が高く、個人情報保護という点で課題があった。

送信前に「プッシュボタンを押す」というワンアクションが絶大な効果を発揮

Vポータルダイレクトを活用したFAX誤送信防止システムは、FAX送信者がダイヤルしたあと、すぐにFAXを送信させず、まず送信者に対して「FAX受付ダイヤルです」という音声ガイダンスが流れる。この時点では、送信ボタンを押しても送信はできない。ガイダンスを確認したあとに、送信者自身でプッシュボタンの「1」を押すことで、FAXが送信可能な状態になる。「送信者自身に内容をしっかり確認させる意味でも、ガイダンス後にプッシュボタンの1を押すことが単純にして最も効果のある方法だった」と担当者は話す。
FAX送受信のセキュリティ対策にVポータルダイレクトを利用したこの利用例は、FAX誤送信防止システムとして非常に注目を集めている。

導入決定のポイント

新たなFAX機の購入が不要
従来のFAXに組み合わせて利用できる。
操作が簡単
わかりやすいシンプルな操作で、誰でも簡単に利用できる。

Vポータルダイレクト導入の効果

誤送信がゼロに
音声ガイダンスを流すだけでなく、送信者に確認動作を促すしくみが構築でき、導入後はFAXの誤送信は1件も発生していない。
コスト軽減
注文方法をハガキからFAXに変更したことでコスト軽減につながった。
商品発送までの時間短縮
ハガキでの注文受付に比べて注文から商品発送までの時間を短縮できたことで顧客満足度向上につながった。
費用
初期費用 約40万円〜
月額利用料金 約28万円〜
クラウド IVRサービスの「FAX誤送信防止」に関連する基本機能
音声自動応答機能
音声ルーティング機能
外線転送機能(VAD)
Vポータルエディタ(VPE)
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